politique de protection des renseignements personnels

Mise à jour le 19 septembre 2023

1. Pourquoi avoir adopté cette politique?

Les renseignements personnels (ci-après les « renseignements ») que vous nous confiez sont indispensables pour notre relation d’affaires avec vous. Nous savons qu’ils sont précieux et nous sommes déterminés à tout mettre en œuvre pour les protéger.

C’est pourquoi nous avons adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Notre objectif est d’être transparent avec vous. Cette politique s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli, ainsi qu’à la façon dont Nymbus recueille les renseignements en question, dans le cadre de votre relation d’affaires avec nous. Cette politique s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation d’affaires.

Notre chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée est responsable de ces pratiques appliquées au sein de Nymbus. Pour toute question sur cette politique vous pouvez lui écrire à l’une des adresses suivantes :

compliance@nymbus.ca

Chef de la protection des renseignements personnels
1800 McGill Collège
Suite 1430
Montréal (Québec)
H3A 3J6

Vous pouvez aussi communiquer avec nous de la façon indiquée à la section 8 ci-dessous, si vous avez des questions.

2. Quel type de renseignements nous pouvons recueillir et auprès de qui

2.1. Quels renseignements pouvons-nous recueillir

Renseignements d’identification

• Noms
• Date de naissance
• État civil
• Coordonnées
• Adresse électronique
• Renseignements figurant sur une pièce d’identité (permis de conduire, passeport, numéro d’assurance sociale*)
• Emploi
• Numéro de compte
• Renseignements que nous détenons sur vous à titre de représentants autorisés, d’administrateur, de dirigeant ou d’actionnaire

*Vous n’êtes pas obligé de fournir le numéro d’assurance sociale, mais il facilite votre identification auprès des agences de renseignements (si applicable). De plus, il est nécessaire pour des fins fiscales, notamment si un compte génère des revenus.

Renseignements pour confirmer votre identité 

• Identifiant
• Signatures
• Renseignements sur vos comptes

Renseignements financiers dans le cadre de la connaissance du client (KYC)

• Revenus, salaire et soldes
• Produits et placements ainsi que leurs modalités (par exemple : le terme, la fréquence de remboursement, les limites, les taux, l’échéance, etc.)
• Antécédents professionnels et financiers

Autres renseignements

• Raison pour laquelle vous faites affaire avec nous
• Préférences en matière de langue et de communication
• Renseignements au sujet d’autres personnes que vous (mandataire d’une procuration, titulaire secondaire d’une carte, bénéficiaires, votre conjoint ou conjoint de fait ou les personnes à votre charge assurées en vertu d’un produit d’assurance ou d’un régime enregistré, un utilisateur autorisé de votre compte, et les coordonnées d’une personne qui, selon vous, pourrait être intéressée à un produit ou à un service de Nymbus* )

*Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous présumerons que vous êtes autorisé à le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne à leur collecte, leur utilisation ou leur communication aux fins énoncées dans cette politique.

Renseignements sur vos opérations 

• Historique des transactions et interactions dans vos comptes
• Instructions d’investissement
• Connaissances et objectifs en matière de placements et de planification
• Tolérance au risque

Renseignements pour des fins de suivi de dossier

• Historique des visites des rencontres individuelles

IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir.

2.2. Auprès de qui pouvons-nous recueillir vos renseignements

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous ou lorsque vous mettez à jour vos préférences et paramètres de vos comptes. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte et à partir des sources. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement.

• sources ou registres disponibles publiquement
• organismes règlementaires et organismes d’autorèglementation
• contenus générés par l’utilisation de nos sites web
• courtiers ou autres intervenants en matières de valeurs mobilières
• agences de renseignement et d’évaluation du crédit (si applicable)

3. Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements et avec qui

3.1. Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements

Nous utilisons et communiquons vos renseignements pour:

• vous identifier, mettre à jour vos renseignements et vérifier la véracité des renseignements fournis
• établir votre profil d’investisseur, vos besoins et objectifs financiers de même que vos stratégies de placement
• établir, gérer, administrer et maintenir les produits et services demandés
• combiner les renseignements financiers que Nymbus détient sur vous afin de générer une vue complète des produits que
• vous détenez et ainsi mieux vous servir vous informer sur les nouvelles fonctionnalités disponibles sur nos applications mobiles (si applicable)
• exercer nos activités et opérations courantes
• déterminer votre admissibilité à des incitatifs (annulation de frais, réductions)
• prévenir, détecter et contrôler la fraude, ainsi que les activités non autorisées ou illégales (blanchiment d’argent, cybermenaces)
• permettre des vérifications diligentes de nos opérations en prévision de la conclusion d’une transaction commerciale
• gérer les risques, notamment de crédit et d’affaires, et se conformer aux lois et règlements
• communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies (par la poste, courriel, appels)
• utiliser et communiquer certains renseignements dans les cas où la loi nous autorise à le faire (voir la section 4).

3.2. À qui pouvons-nous communiquer vos renseignements

La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi, nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude ou pour vous offrir des services en notre nom. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.

Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons des listes de clients à des tiers.

Nous pouvons communiquer vos renseignements à :

• l’interne, pour les renseignements permettant de vous identifier, à des fins de conformité et pour simplifier la gestion courante de vos comptes.
• l’interne, pour vos renseignements financiers, afin de mieux vous servir
• une personne agissant pour vous ou à votre demande
• une autre institution financière ou une agence de renseignements et d’évaluation du crédit
• un mandataire agissant pour nous
• un système de compensation ou de règlement
• une personne détenant un compte conjointement avec vous ou qui est autrement impliquée dans la relation que vous avez avec nous
• des tiers, si nous devons divulguer vos renseignements dans le cadre de procédures judiciaires
• une autorité règlementaire ou gouvernementale ou un organisme d’autorèglementation
• une personne autorisée à les obtenir selon la loi
• des tiers impliqués dans la conclusion d’une transaction commerciale
• tel que décrit ci-dessous, les fournisseurs de services auxquels nous faisons appel pour accomplir certaines tâches comme la production de relevés de placements.

3.3. Les fournisseurs de services

Nous sélectionnons les fournisseurs de services avec beaucoup de soin. Ils font notamment partie des catégories suivantes :

• services de technologie (applications, centre de données, stockage de données et sauvegarde, services d’hébergement, services de maintenance et support)
• services professionnels
• services de communications
• services de courrier

4. Quand devons-nous obtenir votre consentement

Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements :

• lorsque vous demandez un nouveau produit ou service
• lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement

Cependant, nous n’obtenons pas votre consentement à chaque interaction avec vous.
De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, pour :

• se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou autre demande contraignante
• recouvrement d’une créance
• une enquête sur la violation d’un contrat ou d’une loi
• prévenir une fraude, la faire cesser ou la détecter

5. Quels sont vos droits et comment les exercer

5.1. Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements

Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences juridiques, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains produits et services. Si vous refusez de les fournir, il peut être difficile, sinon impossible d’établir, de maintenir une relation d’affaires avec vous ou même de vous offrir certains de nos produits. Par exemple, si vous ne voulez pas fournir votre NAS, nous ne pourrons pas vous offrir les produits pour lesquels il est obligatoire, tel qu’un produit enregistré comme un REER.

5.2. Droit de refuser que nous utilisions vos renseignements à certaines fins

Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consentement aux fins suivantes :

• Vous transmettre nos offres promotionnelles (marketing)

Nymbus peut, à l’occasion, vous partager des promotions qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à en recevoir. Il peut y avoir un délai avant que vous cessiez de recevoir nos offres promotionnelles, notamment celles d’une campagne de promotion déjà en cours.

Nous pouvons, à l’occasion, communiquer avec vous pour vous demander si vous souhaitez mettre à jour votre choix afin de nous assurer que nos dossiers sont à jour et reflètent bien vos préférences actuelles.

• Recueillir et utiliser vos renseignements numériques sur nos services en lignes

Les renseignements numériques (ex. : données de votre appareil et de votre navigation) ne sont pas recueillis pour le moment par Nymbus mais pourraient l’être dans le futur.

Comment faire pour retirer votre consentement

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à recevoir nos offres promotionnelles (5.2 a). Vous pouvez en faire la demande en vous adressant au service à la clientèle de Nymbus ou notre service de conformité. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

Ce que vous continuerez à recevoir après avoir retiré votre consentement

Vous continuerez à recevoir :

• Les avis règlementaires que nous devons vous transmettre selon la loi
• Les messages de service que nous transmettons sur les relevés de compte, si applicable
• Des informations relativement à vos produits et services actuels.

Vous pourriez aussi continuer à recevoir de l’information sur nos produits et services de vive voix ou en mains propres de la part de nos représentants. En effet, certains de nos représentants ont le devoir de vous conseiller et continueront à vous donner cette information lorsque nécessaire.

5.3. Droit d’accéder à vos renseignements

Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.

Comment faire pour consulter vos renseignements

Pour consulter vos renseignements, vous devez faire une demande :

• par téléphone en contactant notre service à la clientèle
• en vous adressant à notre service de conformité (compliance@nymbus.ca)

Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit. Nous vous informerons si le délai est plus long que 30 jours.

5.4. Droit de faire corriger vos renseignements

Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour pouvoir vous offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. À cet effet, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement. Pour faire une demande, référez-vous à la procédure identifiée à la section 5.3 ci-dessus.

6. Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements

6.1. Conservation d’une durée limitée

Nous conservons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis ou permis selon la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.

Nymbus sont assujetties à de nombreuses obligations légales concernant la conservation des renseignements personnels (par exemple, en vertu des lois en valeurs mobilières, fiscales et de lutte contre le blanchiment d’argent). De manière générale, pour répondre à ces obligations, les renseignements relatifs à votre profil client (tels que votre nom, adresse, date de naissance) seront conservés pendant la durée de votre relation avec nous et pour une durée de sept ans suivant la fin de celle-ci. De plus, nous conserverons vos informations transactionnelles pendant sept ans après leur exécution.

Certaines exceptions peuvent s’appliquer et nécessiter des périodes de conservation plus longues, par exemple dans le cas de litiges ou de réclamations. Dans ce cas, vos renseignements pourraient être conservés jusqu’à dix ans. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous nous efforçons de les détruire en toute sécurité.

6.2. Lieux de conservation

Nymbus, ses fournisseurs de services et autres tiers à qui vos renseignements sont communiqués en vertu de cette politique peuvent exercer des activités à l’extérieur du Québec et du Canada. Vos renseignements peuvent donc être utilisés et conservés, en toute sécurité, dans d’autres provinces et pays. Dans certains cas, vos renseignements peuvent être assujettis aux lois et aux droits d’accès des autorités de pays étrangers, y compris les États-Unis.

6.3. Programme de sécurité des renseignements

Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée et contre toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées dans notre programme de sécurité sont :

• protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisé à nos locaux et des emplacements sécuritaires pour nos équipements, etc.
• limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès.
• gérer les mots de passe et mettre en place des pare-feu.

Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements. Nous vous invitons à ne jamais divulguer vos mots de passe, codes et numéros d’identification personnels. Nos employés n’ont pas ces informations et ne vous les demanderont pas. Évitez de transmettre des renseignements dans tout courrier électronique.

7. Comment pouvons-nous modifier cette politique

Nous pouvons modifier cette politique lorsque requis. Nous vous informerons au moyen d’un avis apparaissant sur nos sites web et/ou par tout autre moyen approprié pour vous joindre.

8. Comment nous rejoindre pour une question, un commentaire ou une plainte

Pour poser une question ou envoyer un commentaire, vous pouvez communiquer avec nous :

• Envoyez un courriel à compliance@nymbus.ca
• Appelez notre service à la clientèle
• Discutez avec votre représentant Nymbus
• Écrivez à notre chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée, dont les coordonnées apparaissent au début de ce document

Pour faire une plainte, vous devez suivre la procédure indiquée sur notre site web, sous conformité > traitement des plaintes